gestión documental para empresas
Somos el aliado perfecto en Gestión Documental. Entendemos, planeamos y proveemos la solución que su negocio necesita.
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Diagnostico, clasificación y ordenación:
Primeramente hacemos un diagnostico general de la compañía en los temas de gestión documental, revisamos el cumplimiento mínimo exigido por la normatividad (resolución 84295 de 2015), sin ningún costo, se define el tema de clasificación documental y si es necesario se realiza la ordenación documental (caja, carpeta, folio y las respectivas marcaciones en la caja).
Inventario
Realizamos el inventario por caja, carpeta y folio (cuando sea requerido), esta se hace en una plantilla en Excel donde están los principales campos a controlar. Con este inventario se realiza los cuadros de clasificación documental (CCD), las tablas de valoración documental (TVD) y también las tablas de retención documental (TRD).
Digitalización
Digitalizamos los documentos que se acuerden a formato PDF, con su respectiva organización. Esta labor se realiza donde sea más conveniente para nuestros clientes (en instalaciones propias, en instalaciones de terceros o en nuestras instalaciones).
Digitación
Nuestro equipo de profesionales calificados se encargan de la digitación y revisión exhaustiva para que el producto final sea fiel a los requerimientos planteados y por consiguiente la información se guardara en software propio de la compañía o en un software de digitación.
Software de Gestión Documental
Delogic tiene una alianza estratégica con las compañías: LEXCO S.A, quien es el desarrollador del software para Gestión Documental SEVENT y con la compañía IMG procesos y tecnología, quienes son los desarrolladores del software INFOPOINT, los cuales soportan los procesos en gestión documental.
Custodia
Prestamos el servicio de custodia de unidades de conservación documental, estamos ubicados en un parque industrial con los mejores estándares de seguridad, conectividad y disponibilidad, en bodegas modernas las cuales cumplen con las normativas requeridas para el almacenamiento de archivo.
Recogida y Envió de documentos:
Prestamos el servicio de recogida de cajas, carpetas, folios en horarios preestablecidos, al igual que el envió de los prestamos solicitados, esto lo realizamos en vehículos propios.
Recepción de consultas
Se realizará de manera centralizada por medio del Centro de Administración Documental de DELOGIC, se realiza de acuerdo al requerimiento del cliente bien sea caja completa, carpeta o folio Ordinarias: Su tiempo de respuesta será de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 5:30 p.m, con entrega el siguiente día de solicitado el préstamo, con un tope diario de hasta 100 documentos. Extraordinarias: Su alcance será de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 5:30 p.m. y su tiempo de respuesta se estima en un plazo no mayor a tres (3) horas desde recibida la solicitud, siempre y cuando su volumen no sea mayor a veinte (20) documentos. Para grandes cantidades de solicitudes de préstamos se hará una programación conjunta para atender de la manera más eficiente este requerimiento.
Re Archivo
La ubicación en el lugar original de las cajas, paquetes, az, carpetas y/o documentos, que se encontraban en estado de préstamo y han sido devueltos y nuevos documentos generados por parte de PNUD, dentro de una unidad documental a la que pertenece.
Capacitación en Gestión Documental
Realizamos capacitaciones en los temas de gestión documental basados en los lineamientos del archivo general de la nación (AGN), capacitaciones de generalidades y/o específicos los temas que el cliente requiera. Al igual prestamos accesorias y/o acompañamientos en los temas de Gestión Documental de acuerdo a las necesidades de cada organización. (programa de gestión documental, cuadros de clasificación documental, tablas de valoración documental, tablas de retención documental).
Suministro de cajas y carpetas:
Suministramos los elementos requeridos para el manejo de Gestión Documental, como son cajas, carpetas, ganchos, AZ, etc. Estos puedes ser personalizados de acuerdo a los requerimientos que se establezcan.
Destrucción documental
Prestamos el servicio de la destrucción de documentos de acuerdo a los lineamientos y tablas de retención documental del cliente, mediante maquinas mecánicas, entregamos actas de destrucción, evidencias fotográficas y/o videos y finalmente la certificación de la destrucción.
